REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION DE BELETRE – VERSION 2

Règlement intérieur de “l’Association de Belêtre”

version 2

Règlement intérieur de “l’Association de Belêtre”


Préambule

Règle générale de rédaction : quelques termes masculins représenteront indifféremment femmes et hommes par facilité d’écriture et de lecture, les accords se feront avec la règle de proximité.

Le présent règlement a pour vocation:

  • d’aider les adhérents à se retrouver autour de projets et d’une raison d’être dans l’association.
  • de préciser certains points du fonctionnement de l’association qui ne sont pas abordés dans les statuts.

Autour de l’Amap et de son fonctionnement, il ressort des envies du groupe ainsi constitué de développer des activités complémentaires autour de la coopération et de la mutualisation.

L’évolution vers des modes de gouvernance ambitieux et audacieux ( sociocratie), vers la participation de toutes et tous à la vie et à la gestion de l’Association, ne se fera pas sans apprentissage et sans difficultés. Les modes relationnels et décisionnels privilégiés seront à adapter, évidemment, à notre découverte de la mise en place et de l’utilisation de ces outils réellement démocratiques (en phase d’apprentissage, un vote à la majorité pourra très bien être utilisé dans un premier temps) .

Ces outils de gouvernance seront présentés et développés dans un délai à préciser.

  • décision par consentement :
  • élection sans candidat :
  • etc…
  • voir terminologie en annexe (à venir)

Les modalités de la transition vers un modèle de gouvernance démocratique pourront s’appuyer sur quelques termes usuels et façons d’opérer ( CA, Bureau, élection et décision par vote à la majorité ). Certaines terminologies sont facilement interchangeables (CA~ cercle d’orientation, bureau ~ cercle de pilotage, etc.). Le rhytme d’apprentissage est à définir pour exercer notre pleine approche d’une meilleure démocratie dans un groupe à taille humaine.

Article 1 : Modification

Au fur et à mesure des besoins, le règlement intérieur est modifié par le cercle d’orientation. Les modifications s’appliquent sitôt décidées en cercle d’orientation mais, pour être conservées, elles doivent être validées par un décision (ou vote) de l’assemblée générale ordinaire suivante. Le rejet éventuel de certaines modifications n’a pas d’effet rétroactif.

Article 2 : Adresse de l’association

L’association est actuellement domiciliée à l’adresse :

4 Belêtre

37310 DOLUS LE SEC

Article 3 : Membres et Collèges

Membres de l’association :

Tout adhérent à jour de sa cotisation est qualifié de “membre de l’association”.

Membres actifs :

Parmi les membres de l’association, les “membres actifs” se distinguent par leur implication dans la vie de l’association, par exemple par leur participation à un pôle thématique.

La qualité de “membre actif” est acquise automatiquement et se perd en cas d’absence de participation à un pôle thématique pendant 6 mois.

Le démarrage effectif de l’Association est confié à un groupe de personnes motivées, groupe dit initiateur appelé “GADGET”, ce groupe sera à l’initiative de la mise en place des premières instances et du CO.

Pour mémoire, le”Gadget” est un groupe informel de personnes réunies pour démarrer l’aventure de la création d’une nouvelle Amap, il y a de ça plusieurs années ( Amap de la Poterie, puis Amap de Belêtre ).

Membres de l’équipe d’organisation initiatrice

Cette équipe initiale va se fondre dans les instances validées par la première Assemblée générale à Belêtre qui deviendront légitimes par le fait.

Collèges :

Les membres de l’association sont répartis dans les collèges suivants :

  • le collège des Amapiens. ( CO: 2 personnes )
  • le collège de la Coopérative paysanne de Belêtre. (CO :1 personne)
  • le collège des référents groupements d’achats. ( CO: 2 personnes )
  • le collège des adhérents par activité et pôle thématique. ( CO: 1 personne par activité )
  • le trésorier
  • équipe d’organisation initiatrice ( CO: 2 personnes )

Chaque collège aura à décider de sa représentation sous le regard du cercle d’orientation.

Le collège des Amapiens choisira par tirage au sort 4 personnes qui désigneront leurs représentants (2) au CO.

Une même personne ne peut participer qu’à un seul collège. Ainsi, une personne physique peut être amenée à choisir son collège de rattachement.

Le cercle d’orientation peut décider de la création d’autres collèges nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à la représentation adéquate des spécificités de ses membres. Le présent règlement est alors modifié en conséquence.

Activité des collèges :

Chaque collège (à l’exception du collège des Amapiens) se réunit au minimum 2 fois dans l’année.

Ces réunions sont organisées et animées par des membres actifs du collège en question.

Chaque collège désigne les 1 à 2 personnes qui le représentent au cercle d’orientation, lors de l’assemblée générale ordinaire ou lors de la première réunion du collège suivant l’assemblée générale ordinaire.

Le processus d’élection sans candidat est privilégié ( à adapter si besoin dans un premier temps).

Article 4 : Cercle d’orientation.

Le cercle d’orientation est responsable de la gestion et de l’animation de l’association, composée d’un minimum de 5 personnes et d’au mieux 2 représentants de chaque collège , le trésorier qui pourra être “hors collège” , permettant d’arriver à une représentation équilibrée (soit 9 personnes idéalement). Les personnes supplémentaires (ex : trésorier ) sont désignées par les représentants élus des collèges, par élection sans candidat mode privilégié.

Les conditions pour qu’un membre puisse faire partie du cercle d’orientation sont les suivantes :

  • faire partie d’un des collèges et avoir été désigné pour représenter le collège en question ;
  • faire partie de la Coopérative paysanne de Belêtre qui désigne 1 personne pour la représenter et participer aux prises de décision;
  • faire partie des membres actifs, avec une ancienneté de plus de 3 mois en tant que membre actif, et avoir été accepté par une décision au consentement de ses membres réunis selon les besoins du cercle d’orientation (ex : trésorier);
  • Le nombre de représentants-es de chaque collège pourra être aménagé à l’avenir en fonction de l’activité de l’Association et de la représentation des adhérents selon leur collège d’appartenance;

Missions

Le cercle d’orientation œuvre à :

  • la consolidation des fondations des projets et à leurs développements,
  • assurer le bon fonctionnement de l’association,
  • veiller au respect budgétaire de l’association,

Pour remplir son rôle, le cercle d’orientation est en relation directe avec les adhérents. Il s’appuie sur toutes les propositions concrètes remises par les pôles thématiques et par les adhérents d’une façon générale.

 Le cercle d’orientation se réunit autant que nécessaire, la publicité des réunions se fera sur l’agenda du site, les questions seront à transmettre au préalable par tout moyen 7 jours avant la réunion pour étude, le mode de réunion, présentielle ou non sera à déterminer selon besoins. Les décisions, par consentement, ne peuvent être prises que si au moins les 3/4 de ses membres sont présents ou se sont exprimés.

Au début de chaque réunion un secrétaire est nommé afin de retranscrire la séance, un facilitateur·trice sera également désigné·ée, le mode de réunion s’appuyant idéalement sur les méthodes de la Communication Non Violente. Toutes les délibérations sont consignées. Les procès-verbaux sont validés par le cercle avant mise à disposition. La mise à disposition des procès-verbaux est notifiée à tous les membres de l’association, qui pourront dans un délai de quinze jours faire part de leurs réactions. Le site internet de l’Amap sera le lieu d’échanges privilégié.

 Le CO choisira si besoin parmi ses membres les personnes qui composeront le cercle ou collégiale de pilotage (Bureau !) qui comportera les représentants légaux ( 2 ) et représentant l’association, nombre à ajuster selon nos besoins et le trésorier, désignation par mode d’élection sans candidat, mode privilégié.

A la date du …… 2018, les membres du cercle d’orientation sont au nombre de … : (par ordre alphabétique) et le cercle de pilotage (s’il est crée ,ce qui ne nous parait pas nécessaire à ce jour):

 

Article 5 : Assemblées générales

Les assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont organisées et se déroulent selon les articles 13, 14 et 15 des statuts de l’Association.

Les documents nécessaires aux prises de décision seront communiqués sur le site de l’Association à l’avance. Toutes questions pour figurer à l’ordre du jour devront être soumise au CO dans un délai de 15 jours avant assemblée ou ne pourront recevoir une décision. Les décisions ne concerneront que la validation des travaux du CO.

Lors de ces assemblées, la méthode de prise de décision se fera par consentement, mode privilégié, les moyens habituels restent pertinents dans un premier temps.

Dans le cas d’une situation de blocage, un vote à la majorité des deux tiers est effectué.

Article 6 : Adhésion et cotisation

 

Conformément aux statuts, la qualité de membre de l’association s’acquiert, pour toute personne physique âgée d’au moins 16 ans et toute personne morale, par adhésion aux statuts, au présent règlement intérieur et à la Charte des Amap (s’il est amapien) et par le paiement de la cotisation annuelle. Ces documents recevront la signature de l’adhérent sur un document commun conservé par L’Association et seront à disposition sur le site de l’association.

L’adhésion pour le contrat Amap est obligatoire et familiale. Le nombre de contrats Amap étant limité, l’adhésion à l’association de Belêtre pourra se faire sans être amapien ou amapienne dans les limites déterminées par le CO.

L’adhésion pour les différents services et activités sera individuelle ou familiale selon le choix du collège de l’activité concernée après validation par le CO.

Cette cotisation annuelle, dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale sur proposition du CO, est valable pour l’année civile.

Pour l’année 2018, le montant de la cotisation annuelle à l’association est fixé à 10 €.

Chaque collège d’activité pourra choisir de conditionner l’usage au versement d’une cotisation complémentaire validée par le CO.

Le montant de la cotisation est payable en Euros. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de perte de la qualité d’adhérent, quel qu’en soit le motif.

Dans le cadre d’un partenariat, le montant des cotisations peut être aménagé, par exemple lors d’un festival, pour une durée courte d’utilisation (inférieure ou égale à 7 jours).

L’adhérent amapien peut renouveller son adhésion par paiement de sa cotisation dans le délai d’un mois après le 1er janvier et pour les nouveaux arrivants, lors de leur adhésion. Passé ce délai, la personne est déclarée non-adhérente à l’association, sans aucune autre formalité.

 Le cercle d’orientation se réserve le droit de refuser toute adhésion ou ré-adhésion d’une personne physique et/ou morale. Il se réserve un délai d’un mois à compter de la date de la réception du règlement de la cotisation pour en aviser la personne concernée. Dans ce cas, la cotisation n’est pas perçue.

Le refus doit être motivé : il est concrétisé par l’envoi d’un courrier ou courriel explicatif.

La confirmation d’adhésion après signatuere sera communiquée par voie électronique accompagnée d’un exemplaire de la Charte des Amap, des statuts et du règlement intérieur (ou mis à disposition au siège de l’association ).

Article 7 : Activités et services mis en place, généralités.

Des activités complémentaires au fonctionnement de l’Amap sont mise en place en fonction des besoins et des envies des adhérents de l’association, sur décision du cercle d’orientation après proposition.

La règle sera de constituer des binômes d’adhérents (à minima) pour la mise en en place d’une activité. Chaque activité sera décrite et précisée en cercle d’’orientation et validée ou pas en privilégiant le mode de décision par consentement, par un des porteurs- porteurses du projet.

Pour chaque service-activité créé, la responsabilité en est confiée à un ou plusieurs membres du groupe d’organisation intéressé(s) .

”Activité” = groupe de personnes impliquées et inter-agissant ensemble (Amap, Cinamap, Groupement d’achats, Epicerie, Ressoucerie, Animations, Formations, causeries, etc.).

Ces “activités” sont ouvertes à tous les membres intéressés par les missions confiées par le cercle d’orientation.
Les “activités” s’organisent :

  • en autonomie,
  • en se fixant objectifs et méthodes de fonctionnement,
  • en accord avec la stratégie et des orientations fixées annuellement,
  • dans le respect de leurs ressources propres ou accordées à leurs missions.

Les “activités” rendent compte de leur avancement par écrit avant la réunion suivante du cercle de coordination pour susciter et entichir les échanges.

Les “activités” soumettent les questions qu’ils considèrent sensibles ou importantes et remettent leurs propositions au cercle d’orientation CO.

Article 8 : Activités existantes

  1. Amap : les adhérents soutiennent et aident une activité paysanne maraichère en acceptant de payer à l’avance une activité ( fournitures et main d’oeuvre) qui permettra de proposer une récolte à partager. Les tâches de l’association sont de faire le lien avec la Coopérative et d’organiser de concert les distributions et les aides au jardin dans l’esprit de la Charte des Amap. L’association s’appuie sur un outil informatique pour les simplifier (les tâches) . Dans une Amap, il y a quelques engagements à ne pas négliger .
    • Les engagements à souligner :
      • s’inscrire aux permanences de distribution au local à Belêtre , la distribution du vendredi est un moment important dans la vie de l’Amap et demande donc une attention particulière (les autres permanences se gèrent dans les groupes concernés avec leur règle propre) , les modalités de fonctionnement pourront être adaptées : inscription individuelle choisie sur le logiciel. Les amapiens s’engagent à s’inscrire dans le délai d’un mois après le début de saison, échanges de date possible entre eux. En cas de disfonctionnement manifeste (défaut d’inscription) le R I autorise le CO à modifier les modalités d’inscription aux permanences .
      • Les produits disponibles (qualité et quantité selon les saisons) seront enlevés sous la responsabilité des adhérents.
  1. Groupement d’achats : En accompagnement de l’Amap est constitué un Groupement d’achats qui permet aux adhérents de se fournir en produits complémentaires qui seront :
  • issus de l’agriculture biologique ( au producteur de le justifier).
  • plutôt en circuit-court quand cela est possible.
  • l’aspect social de la production est aussi une condition importante.
  • Le Groupement d’achats est géré par des référents produits bénévoles dont le rôle est d’assurer le lien avec le producteur (collecte des informations, des chèques, suivi des règlements, suivi des arrivages, résolution des problèmes). En cas d’absence de référent, un produit pourra ne plus être proposé. Un outil informatique permet de passer les commandes et d’assurer le suivi en ligne, mode privilégié, les documents papiers seront réduits autant que possible.
  • Une cotisation par saison de 10 € sera demandée aux utilisateurs du groupement d’achats afin de financer les équipement nécessaires à son bon fonctionnement.
  • Certains produits pourront nécessiter des engagements particuliers comme l’acheminement, par exemple, ces engagements figureront dans les informations liées au produit en question.
  • Les référents font partis de fait du collège des référents et désigneront 1 ou 2 représentants au CO. Des non-amapiens peuvent bénéficier du groupement d’achats d’une façon exceptionnelle en accord avec le CO. Les référents se réuniront régulièrement. Une permanence référent aux distributions va être proposée pour faciliter la mise à disposition des produits et éviter les erreurs. Les produits non-enlevés (oubliés et personnes non-identifiées) pourront être donnés à consommer si les conditions de conservation l’imposent, ou en cas d’embarras du local sur un temps non justifié. L’adhérent renonce dans ce cas à toute forme de contestation.
  1. Cinamap : des animations sont proposées ( projection de films par ex.) Cette activité crée un collège qui désignera un représentant au CO.
  2. D’autres activités sont en préparation ou en réflexion et seront proposées au CO qui sera amené à valider leur démarrage.

Article 9 : Convention avec la Coopérative paysanne de Belêtre

Une convention sera établie dans les meilleurs délais afin de définir et de clarifier les liens unissant l’association à la coopérative paysanne de Belêtre :

  • Fonctionnement de l’Amap (qui fait quoi, engagements réciproques)
  • Accueil des amapiens dans les jardins et locaux gérés par la Coopérative, modalités de l’aide apportée au jardin et pendant les distributions.
  • Organisation d’une concertation régulière sur les objectifs et projets de l’association et de la coopérative, sur les mutualisations et collaborations possibles ( l’Asso comme personne morale dans la coopérative par ex.).
  • La coopérative constitue de fait un collège qui désignera un représentant au CO de l’association.

Article 10 : les comptes et le trésorier ou trésorière et représentants légaux.

La tenue des comptes se fera dans le respect des règles applicables à notre situation et en toute transparence.

Le trésorier sera désigné par le CO parmi les personnes actives, compétentes et motivées sans forcément appartenir à un des collèges vu la spécificité de la fonction. Le trésorier deviendra de fait un des représentants légaux de l’association. Le second représentant légal sera désigné par le CO (les modalités de toutes les désignations se feront de préférence selon les principes de l’élection sans candidat et des décisions par consentement, tout en se laissant le temps de leur apprentissage et en utilisant des méthodes alternatives comme le vote à la majorité simple, etc.) .

Rappel, un des objectifs de ces procédures est d’éviter de créer des structures pyramidales qui affaiblissent l’ auto-gestion, le partage des décisions, et le principe d’une démocratie véritable.

Article 11 : Difficultés et médiation.

Le CO aura à coeur de proposer une médiation interne ou avec le recours à une personne extérieure pour régler tout problème réputé insoluble entre les membres de l’Association ou avec des personnes physiques ou morales extérieures. La médiation interviendra sur demande au CO, modalités à définir.

 

Version 2 du Règlement intérieur,


Validé à Dolus le Sec en assemblée générale.

 

En archive :

Projet version 1 : Règlement intérieur de “l’Association de Belêtre”

pad de travail :

https://mypads.framapad.org/mypads/?/mypads/group/amap-beletre-gv1ms7zs/pad/view/creation-de-l-association-de-beletre-ep3i27i4