Projet version 1 Règlement intérieur de “l’Association de Belêtre”

Projet version 1

Règlement intérieur de “l’Association de Belêtre”


Préambule

Le présent règlement a pour vocation:

  • d’aider les adhérents à se retrouver autour de projets et d’une raison d’être dans l’association.
  • de préciser certains points du fonctionnement de l’association qui ne sont pas abordés dans les statuts.

Autour de l’Amap et de son fonctionnement, il ressort des envies du groupe ainsi constitué de développer des activités complémentaires autour de la coopération et de la mutualisation.

L’évolution vers des modes de gouvernance ambitieux et audacieux ( sociocratie), vers la participation de toutes et tous à la vie et à la gestion de l’Association, ne se fera pas sans apprentissage et sans difficultés, et les modes relationnels et décisionnels privilégiés seront à adapter, évidemment, à notre découverte de la mise en place et de l’utilisation de ces outils réellement démocratiques.

Ces outils de gouvernance seront présentés et développés dans un délai à préciser.

  • décision par consentement :
  • élection sans candidat :
  • etc…

Les modalités de la transition vers un modèle de gouvernance démocratique pourront s’appuyer sur quelques termes usuels et façons d’opérer ( CA, Bureau, élection et décision par vote à la majorité ). Certaines terminologies sont facilement interchangeables. Le rythme d’apprentissage est à définir pour exercer notre pleine approche d’une meilleure démocratie dans un groupe à taille humaine.

Article 1 : Modification

Au fur et à mesure des besoins, le règlement intérieur est modifié par le cercle d’orientation. Les modifications s’appliquent sitôt votées au sein du cercle d’orientation mais, pour être conservées, elles doivent être validées par un vote de l’assemblée générale ordinaire suivante. Le rejet éventuel de certaines modifications n’a pas d’effet rétroactif.

Article 2 : Adresse de l’association

L’association est actuellement domiciliée à l’adresse :

4 Belêtre

37310 DOLUS LE SEC

Article 3 : Membres et Collèges

 

Membres de l’association :

Tout adhérent à jour de sa cotisation est qualifié de “membre de l’association”.

 

Membres actifs :

Parmi les membres de l’association, les “membres actifs” se distinguent par leur implication dans la vie de l’association, par exemple par leur participation à un pôle thématique.

La qualité de “membre actif” est acquise automatiquement et se perd en cas d’absence de participation à un pôle thématique pendant 6 mois.

Le démarrage effectif de l’Association est confié à un groupe de personnes motivées, groupe dit initiateur appelé “GADGET”, ce groupe sera à l’initiative de la mise en place des première sinstances et du CO, et choisira ou non de conserver le nom de “GADGET” par la suite.

Membres de l’équipe d’organisation initiatrice

L’équipe d’organisation est composée des membres actifs fondateurs et est enrichie de nouveaux membres parmi les membres actifs dont l’ancienneté dépasse 3 mois, après décision par consentement des membres de l’équipe d’organisation.
Cette équipe initiale va se fondre dans les instances validées par la première Assemblée générale

 Collèges :

Les membres de l’association sont répartis dans les collèges suivants :

  • le collège des Amapiens (enes).
  • Le collège de la Coopérative paysanne de Belêtre.
  • le collège des référents groupements d’achats.
  • le collège des adhérents par activité et pôle thématique.

Chaque collège aura à décider sa composition sous le regard du cercle d’orientation.

Le collège des Amapien·nes sera désigné par tirage au sort de 4 personnes qui désigneront leurs représentants au CO. Modalités du tirage au sort à définir.

 

 

 

Une même personne ne peut participer qu’à un seul collège. Ainsi, une personne physique peut être amenée à choisir son collège de rattachement.

 

Le cercle de coordination et (ou) d’orientation peut décider de la création d’autres collèges nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à la représentation adéquate des spécificités de ses membres. Le présent règlement est alors modifié en conséquence.

 

Activité des collèges :

Chaque collège se réunit au minimum 2 fois dans l’année.

Ces réunions sont organisées et animées par des membres actifs du collège en question.

 

Chaque collège élit les 1 à 2 personnes qui le représentent au cercle de coordination ses membres, lors de l’assemblée générale ordinaire ou lors de la première réunion du collège suivant l’assemblée générale ordinaire.

Le processus d’élection sans candidat est privilégié.

 

Article 4 : Cercle de Coordination

 

Le cercle de coordination et (ou) d’orientation est responsable de la gestion et de l’animation de l’association, composée d’un minimum de 5 personnes et d’au mieux 2 représentants de chaque collège complétés de personnes supplémentaires, permettant d’arriver à une représentation de l’ensemble des pôles thématiques (soit 9 personnes idéalement). Les personnes supplémentaires sont désignées par les représentants élus des collèges, par élection sans candidat mode privilégié.

 

 

Les conditions pour qu’un membre puisse faire partie du cercle de coordination sont les suivantes :

  • faire partie d’un des collèges et avoir été désigné pour représenter le collège en question ;
  • faire partie de la Coopérative paysanne de Belêtre et de désigner 1 personne pour la représenter et participer aux prises de décision.
  • faire partie des membres actifs, avec une ancienneté de plus de 6 mois en tant que membre actif, et avoir été accepté par une décision au consentement de ses membres réunis selon les besoins du cercle d’orientation;
  • Le nombre de représentants-es de chaque collège pourra être aménagé à l’avenir en fonction de l’activité de l’Association et de la représentation des adhérents selon leur collège d’appartenance.
  • La Coopérative Paysanne de Belêtre aura à choisir son·sa représentant·e.

 

Missions

Le cercle de coordination œuvre à :

  • la consolidation des fondations du projet et à son développement,
  • assurer le bon fonctionnement de l’association,
  • proposer et mettre en oeuvre les orientations stratégiques et opérationnelles en tenant compte des enjeux de son environnement institutionnel, politique et économique,etc.
  • procéder à l’ingénierie des actions, de la conception à l’évaluation, en passant par l’identification des ressources, la mobilisation des compétences et des financements,
  • veiller au respect budgétaire de l’association,
  • organiser le bon déroulement des actions et réflexions au sein des pôles thématiques,

Pour remplir son rôle, le Cercle de coordination est en relation directe avec les membres. Il s’appuie sur toutes les propositions concrètes remises par les pôles thématiques et par les membres d’une façon générale.

 

Le cercle de coordination se réunit autant que nécessaire, le mode de réunion, présentielle ou non sera à déterminer selon besoins. Les décisions, par consentement, ne peuvent être prises que si au moins les 3/4 de ses membres sont présents.

Au début de chaque réunion un secrétaire est nommé afin de retranscrire la séance, un facilitateur·trice sera également désigné·ée, le mode de réunion s’appuyant idéalement sur les méthodes de la Communication Non Violente. Toutes les délibérations sont consignées. Les procès-verbaux sont validés par le cercle avant mise à disposition. La mise à disposition des procès-verbaux est notifiée à tous les membres de l’association, qui pourront dans un délai de quinze jours faire part de leurs réactions. Le site internet de l’Amap sera le lieu d’échanges privilégié.

 Le CO choisit parmi ses membres les personnes qui composeront le cercle ou collégiale de pilotage (Bureau !) qui comportera les représentants légaux ( 2 ) et représentant l’association, nombre à ajuster selon nos besoins et le trésorier, désignation par mode d’élection sans candidat, mode privilégié.

A la date du …… 2017, les membres du cercle de coordination sont au nombre de … : (par ordre alphabétique) et le cercle de pilotage :

 

Article 5 : Assemblées générales

 

Les assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont organisées et se déroulent selon les articles 13, 14 et 15 des statuts de l’Association.

Les documents nécessaires aux prises de décision seront communiqués sur le site à l’avance. Toute question non à l’ordre du jour devra soit être soumise au CO dans un délai à convenir ou ne pourra recevoir une décision. Les décisions ne concerneront que la validation des travaux du CO

Lors de ces assemblées, la méthode de prise de décision se fait par consentement, mode privilégié.

Dans le cas d’une situation de blocage, un vote à la majorité des deux tiers est effectué.

D’autres processus de prise de décision pourront être proposés.

Article 6 : Adhésion et cotisation

 

Conformément aux statuts, la qualité de membre de l’association s’acquiert, pour toute personne physique âgée d’au moins 16 ans et toute personne morale, par adhésion aux statuts, au présent règlement intérieur et à la Charte et par le paiement de la cotisation annuelle.

L’adhésion pour le contrat Amap est obligatoire et familiale. Le nombre de contrats Amap étant limité, l’adhésion ne sera par liée à sa souscription.

L’adhésion pour les différents services et activités sera individuelle ou familiale selon le choix du collège de l’activité concernée après validation par les instances.

Cette cotisation annuelle, dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale, est valable pour l’année civile.

Pour l’année 2017, le montant de la cotisation annuelle est fixé à 10 €.

Chaque collège d’activité ou pôle thématique pourra choisir de conditionner l’usage au versement d’une cotisation complémentaire validée par nos instances.

Le montant de la cotisation est payable en Euros. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de perte de la qualité d’adhérent, quelqu’en soit le motif.

Dans le cadre d’un partenariat, le montant des cotisations peut être aménagé, par exemple lors d’un festival, pour une durée courte d’utilisation (inférieure ou égale à 7 jours).

L’adhérent amapien peut renouveller son adhésion par paiement de sa cotisation à l’occasion du renouvellement de son contrat avec la Coopérative paysanne ou dans le délai d’un mois après le 1er janvier pour les adhérents activités . Passé ce délai, la personne est déclarée non-adhérente à l’association, sans aucune autre formalité.

 

Le cercle d’orientation se réserve le droit de refuser toute adhésion ou ré-adhésion d’une personne physique et/ou morale. Il se réserve un délai d’un mois à compter de la date de la réception du règlement de la cotisation pour en aviser la personne concernée. Dans ce cas, la cotisation n’est pas perçue.

Le refus doit être motivé : il est concrétisé par l’envoi d’un courrier ou courriel explicatif.

 

La confirmation d’adhésion sera communiquée par voie électronique accompagnée d’un exemplaire de la Charte, des statuts et du règlement intérieur (ou mis à disposition au siège de l’association ).

Article 7 : Activités et services mis en place.

 

Des activités complémentaires au fonctionnement de l’Amap sont mise en place en fonction des besoins et des envies des adhérents de l’association, sur décision du cercle de coordination après proposition.

La règle sera de constituer des binômes d’adhérents (à minima) pour la mise en en place d’une activité. Chaque activité sera décrite et précisée en cercle de coordination et validée ou pas en privilégiant le mode de décision par consentement, par un des porteurs-ses du projet (désignation type élection sans candidat privilégiée ).

Pour chaque pôle thématique (service-activité)créé, la responsabilité du pôle est confiée à un ou plusieurs membres du groupe d’organisation intéressé(s) .
Ces pôles thématiques sont ouverts à tous les membres intéressés par les missions confiées par le cercle de coordination.
Les pôles thématiques réalisent leurs missions en organisant leur fonctionnement :

  • en autonomie,
  • en se fixant objectifs et méthodes,
  • en accord avec la stratégie et des orientations fixées annuellement,
  • dans le respect de leurs ressources propres ou accordées à leurs missions.

Les pôles thématiques rendent compte de leur avancement par écrit avant la réunion suivante du cercle de coordination pour susciter et enrichir les échanges.

Les pôles thématiques soumettent les questions qu’ils considèrent sensibles ou importantes et remettent leurs propositions au cercle de coordination.

 

Article 8 : Difficultés et médiation.

 

Le CO aura à coeur de proposer une médiation interne ou avec le recours à une personne extérieure pour régler tout problème réputé insoluble entre les membres de l’Association ou avec des personnes physiques ou morales extérieures. La médiation interviendra sur demande au CO, modalités à compléter.

 

Version 1 du Règlement intérieur,


Validé à Dolus le Sec , le ? 2017 en plénière.